Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

2. Marco legal y alcance

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2, que compiló el Decreto 1377 de 2013) y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), incluida la Circular Externa 002 de 2024 sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

Aplica a todos los datos personales que WANE Ingeniería S.A.S. (en adelante, "WANE") recolecte, almacene, use, circule o suprima en Colombia, de las siguientes personas: clientes y potenciales clientes, usuarios de nuestros canales digitales, administradores y residentes de copropiedades donde prestamos servicios, proveedores y contratistas, trabajadores, aspirantes a vacantes y cualquier otra persona que nos contacte por cualquier medio.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado ni sensible, como el estado civil o la profesión.
• Dato semiprivado y privado: el que solo interesa a su titular o a un grupo de personas, como datos financieros o de contacto personal.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud o biométricos.
• Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, WANE.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

WANE aplica los principios de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En el uso de herramientas de inteligencia artificial aplica además los principios de necesidad, proporcionalidad, precaución y responsabilidad demostrada señalados por la SIC.

5. Datos que recolectamos y canales

Tipos de datos

• Identificación: nombre, tipo y número de documento, NIT, cargo y empresa.
• Contacto: teléfono, WhatsApp, correo electrónico, dirección del inmueble y ciudad.
• Del servicio: descripción de la necesidad, fotografías y videos del inmueble o de la obra, cotizaciones, órdenes de trabajo, actas, garantías, quejas y calificaciones.
• Financieros y tributarios: información de facturación, pagos y cartera; para proveedores y contratistas, datos bancarios y tributarios necesarios para pagarles.
• Laborales: para trabajadores y aspirantes, hoja de vida, formación, experiencia, afiliaciones a seguridad social y la información necesaria para la relación laboral.
• Digitales: datos de navegación y uso de nuestro sitio web, y el origen de tu contacto (por ejemplo, la red social o campaña por la que llegaste).
• Grabaciones: llamadas y conversaciones con nuestros canales de atención, cuando así se te informe al inicio de la comunicación.

Canales por los que los recolectamos

Sitio web y formularios, WhatsApp, llamadas telefónicas, correo electrónico, redes sociales (Instagram, TikTok, Facebook, LinkedIn y otras), visitas técnicas, reuniones presenciales, procesos de contratación y documentos que nos entregues directamente.

6. Finalidades

Si en el futuro necesitamos usar tus datos para una finalidad distinta, te pediremos una nueva autorización.

7. Autorización

WANE solicita la autorización del titular de forma previa, expresa e informada, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó, como marcar una casilla en un formulario, enviar un mensaje después de recibir el aviso de privacidad o continuar una llamada tras ser informado. WANE conserva prueba de la autorización.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, urgencias médicas o sanitarias, tratamientos autorizados por la ley con fines históricos, estadísticos o científicos, y datos del Registro Civil.

El titular puede revocar su autorización o pedir la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos.

8. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

WANE no solicita datos sensibles a clientes ni a potenciales clientes. Solo trata datos sensibles de sus trabajadores cuando la ley lo exige para la relación laboral y la seguridad y salud en el trabajo, por ejemplo, conceptos de aptitud médica. En esos casos informa que el titular no está obligado a autorizar su tratamiento salvo cuando la ley lo exige, y cuáles datos son sensibles.

WANE no dirige sus servicios a menores de edad. Si llegara a tratar datos de niños, niñas o adolescentes, por ejemplo de hijos de trabajadores para afiliaciones, lo hará respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal.

9. Herramientas tecnológicas e inteligencia artificial

Para atenderte más rápido y organizar nuestra operación, WANE usa herramientas tecnológicas, algunas con inteligencia artificial:

• Asistentes virtuales en WhatsApp y en llamadas telefónicas, que responden preguntas frecuentes, toman los datos de tu solicitud y agendan visitas. Al iniciar la conversación te informamos que hablas con un asistente virtual, y puedes pedir en cualquier momento ser atendido por una persona.
• Plataforma interna de gestión, donde registramos clientes, servicios, pagos y la agenda de nuestro equipo. Puede usar inteligencia artificial para generar alertas internas, como pagos pendientes o información incompleta.
• Servicios en la nube para almacenar información, enviar correos y llevar hojas de registro.

Estas herramientas apoyan a nuestro equipo, pero no toman por sí solas decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa: esas decisiones siempre las revisa una persona de WANE. Solo usamos los datos estrictamente necesarios para cada tarea y exigimos a los proveedores de estas herramientas condiciones de seguridad y confidencialidad.

10. Fotografías, video y redes sociales

Durante las visitas y la ejecución de los trabajos tomamos fotografías y videos del inmueble para documentar el estado inicial, el avance y la entrega. Estas imágenes se usan para fines del servicio, garantías y soporte de calidad.

Solo publicaremos en redes sociales, sitio web o material publicitario imágenes de un inmueble o de personas identificables con autorización previa y expresa del titular. En las publicaciones no revelamos direcciones, nombres de clientes ni datos que permitan identificar el inmueble, salvo que el titular lo autorice. Cualquier persona puede pedir el retiro de una publicación en la que aparezca escribiendo a contacto@waneingenieria.com.

11. Comunicaciones comerciales

WANE solo envía mensajes publicitarios o comerciales a quienes lo hayan autorizado, y solo por los canales autorizados. En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, estos contactos se hacen de lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m. y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m., nunca los domingos ni festivos, salvo que tú nos contactes primero o lo solicites. Puedes pedir en cualquier momento que dejemos de enviarte estos mensajes respondiendo "no más mensajes" o escribiéndonos al correo.

12. Encargados, transmisiones y transferencias

WANE no vende, alquila ni cede tus datos personales. Solo los comparte en estos casos:

• Con encargados que prestan servicios a WANE, como proveedores de alojamiento en la nube, correo, mensajería (WhatsApp Business), asistentes virtuales, software contable, pasarelas de pago y asesores contables o jurídicos, bajo deberes de confidencialidad y seguridad y solo para las finalidades de esta política.
• Con contratistas que participan en la ejecución de un servicio, solo con los datos necesarios para hacerlo, como la dirección y el contacto para coordinar el acceso al inmueble.
• Con autoridades que lo soliciten en ejercicio de sus funciones legales.

Algunos de estos proveedores tecnológicos almacenan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos. Estas transmisiones internacionales se hacen a encargados que deben garantizar un nivel adecuado de protección, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, o con la autorización del titular, que se entiende otorgada al aceptar esta política.

13. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante WANE.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales, siempre que no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder de forma gratuita a tus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se haya estipulado a favor de otro, acreditando su identidad o calidad.

14. Deberes de WANE

WANE cumple los deberes del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Entre ellos están: garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data; conservar la prueba de la autorización; informar al titular la finalidad de la recolección; conservar la información con condiciones de seguridad; mantenerla actualizada y rectificarla cuando sea incorrecta; tramitar consultas y reclamos en los términos legales; exigir a sus encargados el respeto de la seguridad y privacidad de la información; e informar a la SIC cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.

15. Cómo ejercer tus derechos

Envía tu solicitud al correo contacto@waneingenieria.com o por escrito a la Carrera 26A # 63-29, oficina 301, Bogotá D.C., con esta información:

• Nombre completo y número de documento.
• Descripción clara de lo que solicitas.
• Dirección o correo para enviarte la respuesta.
• Los documentos que quieras hacer valer.

Consultas

Si quieres conocer tus datos o cómo los usamos, te respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos los motivos y te responderemos a más tardar 5 días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que incumplimos la ley, puedes presentar un reclamo:

1. Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los 5 días hábiles siguientes que lo completes. Si pasan 2 meses sin que lo hagas, entenderemos que desististe.
2. Al recibir el reclamo completo, marcaremos tus datos con la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo máximo de 2 días hábiles, hasta que se resuelva.
3. Te responderemos en un máximo de 15 días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible en ese plazo, te informaremos los motivos y te responderemos a más tardar 8 días hábiles después del vencimiento del primer plazo.

Si quedas inconforme con la respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

16. Seguridad de la información

WANE adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas: acceso a los sistemas con usuario y contraseña según el rol de cada persona, copias de respaldo, registro de quién crea o modifica información en la plataforma interna, compromisos de confidencialidad con trabajadores y proveedores, y revisión periódica de los permisos de acceso.

17. Conservación de los datos

Las bases de datos de WANE estarán vigentes mientras la empresa desarrolle su objeto social. Tus datos se conservarán mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los plazos que exija la ley, por ejemplo, 10 años para los soportes contables según el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y la información laboral por los plazos que exijan las normas laborales y de seguridad social. Los datos de potenciales clientes que no lleguen a contratar se conservarán por un máximo de 2 años desde el último contacto, salvo que nos autorices a conservarlos por más tiempo.

18. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta misma dirección y se comunicará a los titulares antes de su implementación, por los medios de contacto disponibles. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, solicitaremos una nueva autorización.